Introduktion af gæster: sådan forbereder du dig i efterårets måneder

Når dagene bliver kortere, fylder samtaler og debatter mere i kalenderen. Foreninger genoptager deres aftener, arbejdspladser holder temadage, og mange voksne får pludselig til opgave at byde en gæst velkommen. Netop nu er det en god idé at øve den korte introduktion, som giver gæsten ro og samtalen retning.

Jeg hedder Camilla, og jeg underviser i forberedelse og struktur på velvetboxly. Det, jeg oftest ser, er at folk venter med at øve, til de står med opgaven. Så bliver introduktionen enten for lang eller for tynd. Brug i stedet de kommende uger til at bygge en vane, så du har noget at falde tilbage på.

En introduktion behøver ikke være imponerende. Den skal sige, hvem gæsten er, hvorfor vedkommende er her, og hvad samtalen skal handle om. Det kan du nå på under et halvt minut, hvis du har tænkt over rækkefølgen på forhånd.

Før du skriver en eneste sætning, så svar på tre spørgsmål: Hvem er gæsten for de mennesker, der lytter? Hvilken ene ting ved gæsten er relevant netop i dag? Og hvad skal gæsten kunne sige først, så samtalen kommer godt i gang? Svarene er skelettet i din introduktion.

Mange gør den fejl at læse hele en cv-liste op. Det tager tid fra samtalen og får gæsten til at sidde og vente med skuldrene oppe. Vælg to eller tre oplysninger, der hænger sammen, og lad resten ligge. Gæsten kan selv fortælle mere, når ordet er givet.

På vores oplægsark har du plads til netop disse tre svar side om side. Når du kan udfylde dem uden at kigge i baggrundsmaterialet, er du klar. Hvis du er i tvivl, er det som regel fordi du endnu ikke har besluttet, hvad samtalens første spørgsmål er.

• Hvem er gæsten for dem, der lytter?
• Hvad er det ene relevante punkt netop nu?
• Hvad skal gæstens første svar handle om?

En god introduktion er kort og står stille i sproget. Brug hele sætninger, tal i et jævnt tempo, og undgå at fylde med ord som egentlig og sådan set. Sig gæstens navn tydeligt, og lad en lille pause følge efter, så både gæst og lyttere når at samle sig.

Prøv at skrive din introduktion i tre sætninger: en der nævner navn og rolle, en der knytter gæsten til emnet, og en der peger frem mod første spørgsmål. Læs den højt to gange. Hvis du snubler, er sætningen for lang, og så skal den deles.

Husk også dit eget tonefald. Moderatoren skal være varm, men neutral. Du roser ikke gæsten i overdrevne vendinger, for det sætter de øvrige deltagere i en skæv position. Respekt viser du bedst ved at være præcis og ved at lytte, når gæsten begynder at tale.

Sæt en fast øveaften af ti minutter om ugen. Første uge skriver du tre introer til tre forskellige gæstetyper, for eksempel en fagperson, en frivillig og en nytilkommen. Anden uge indspiller du dem med telefonen og lytter efter tempo og pauser.

Tredje uge beder du en ven spille gæst. Lad vedkommende reagere naturligt, og læg mærke til, hvordan din introduktion påvirker stemningen. Virker gæsten rolig, har du ramt rigtigt. Virker gæsten usikker, så tjek om du har sagt noget, der kræver forklaring.

Fjerde uge samler du det hele i en lille samtale på fem minutter, hvor du både introducerer og stiller første spørgsmål. På kurset øver vi netop dette i studiet med deltagere, der spiller gæster, så du kan træne uden pres. Hjemme klarer en stol og en telefon opgaven fint.

• Uge 1: skriv tre introer til forskellige gæstetyper
• Uge 2: indspil dem og lyt efter tempo
• Uge 3: øv med en ven som gæst
• Uge 4: saml intro og første spørgsmål

I efterårets travlhed bliver forberedelsen ofte kortet af. Man skriver introduktionen i bilen eller i garderoben, og så bliver den en opremsning. Afsæt hellere fem rolige minutter dagen før, og læs teksten højt for dig selv.

En anden faldgrube er at glemme gæstens nervøsitet. Mange gæster er mere spændte, end de viser. Et roligt tempo, øjenkontakt og et tydeligt første spørgsmål gør mere for dem end en lang og flot præsentation.

Endelig skal du passe på med at love for meget. Siger du, at gæsten vil afsløre noget stort, skal samtalen holde det løfte. Hold dig til det, du ved, at samtalen kan levere, og lad gæsten selv bidrage med overraskelserne.

Når sæsonen går på hæld, vil du have en lille samling introer, du kan genbruge og tilpasse. Gem dem på ét ark, og skriv ved siden af, hvad der virkede. Næste gang du skal byde en gæst velkommen, behøver du ikke starte forfra.

Det vigtigste er, at du øver lidt ad gangen. En introduktion, der er trænet i små skridt, lyder naturlig, og gæsten mærker, at nogen har tænkt over mødet. Den ro smitter af på hele samtalen.