Tjekliste før du vælger, hvordan du fordeler ordet i en samtale

Før du går i gang med at fordele ordet, skal du kende rammen. Hvor lang er samtalen, hvor mange deltagere er der, og hvad skal seerne eller tilhørerne have med sig til sidst? Uden de tre svar bliver ordstyring til gætværk, og du ender med at improvisere regler midt i en udveksling, hvor ingen har lyst til at blive afbrudt.

Jeg plejer at bede kursisterne skrive tallene ned på et ark, før de overhovedet tænker på spørgsmål. Tyve minutter og fire deltagere giver for eksempel omkring fem minutter til hver, men det er sjældent så pænt. Nogle skal have mere, fordi de bærer emnet, andre mindre, fordi de supplerer. Det er helt i orden, så længe du har besluttet det på forhånd.

Tjek også, om deltagerne ved, hvad der venter dem. En gæst, der ikke ved, at du vil afbryde høfligt efter to minutter, tager det som uhøflighed. En kort besked i forvejen fjerner det meste af den friktion.

• Samtalens samlede længde i minutter
• Antal deltagere og deres roller
• Hvad der skal stå tilbage, når samtalen slutter

Der findes ikke én rigtig fordeling af taletid. Nogle samtaler fungerer bedst med en fast runde, hvor alle får et par minutter i starten. Andre kræver, at du lader ordet gå frem og tilbage mellem to uenige parter og kun indimellem henter en tredje ind. Spørgsmålet er, om du kan forklare dit valg for en deltager, der føler sig forbigået.

Når du vælger, så tænk på, hvem der har mest at bidrage med på netop dette emne. Det er ikke det samme som, hvem der taler mest eller højest. En rolig deltager med et præcist svar fortjener plads, også selv om hun ikke selv tager den.

Skriv gerne fordelingen på oplægsarket som en simpel tidslinje. Den behøver ikke være fuldstændig, men den giver dig noget at vende tilbage til, når samtalen glider, og du skal beslutte, om du lader den løbe eller bringer den tilbage.

• Fast runde eller frit skift mellem deltagere
• Hvem bærer emnet, og hvem supplerer
• En tidslinje på arket, som du kan se på undervejs

At afbryde er den del, de fleste frygter mest. Ofte skyldes det, at de aldrig har sagt sætningen højt. Prøv at sige den til et spejl eller til en kollega: Jeg må lige stoppe dig der, fordi vi skal nå to ting mere. Den lyder pludselig mindre hård, når den allerede har passeret dine læber en gang.

En god afbrydelse har tre dele: du anerkender, hvad der blev sagt, du nævner grunden til, at du går ind, og du giver ordet videre eller stiller et nyt spørgsmål. Tonen skal være jævn, og stemmen skal ikke stige i slutningen af sætningen, for så lyder det som en undskyldning.

Læg mærke til dit kropssprog. Et let løftet blik og en rolig hånd mod bordet kan ofte signalere, at du er på vej ind, så du slipper for at tale hen over nogen. Det kræver øvelse, men det kan lade sig gøre.

• Anerkend, forklar, giv ordet videre
• Hold stemmen jævn i slutningen af sætningen
• Brug blik og hånd som blødt signal først

Neutralitet er ikke at mangle meninger. Det er at lade være med at vise dem gennem dit tonefald, dine ansigtsudtryk og de ord, du vælger, når du opsummerer. Hvis du siger det, der er rigtigt, når en deltager har talt, har du allerede tippet vægten. Brug i stedet vendinger som: Det var et tydeligt punkt, lad os høre, hvordan du ser det.

Lyt til dig selv, når du øver. Optag tre minutters ordstyring og hør efter, om du bliver varmere over for den ene deltager og køligere over for den anden. De fleste opdager forskellen første gang, de lytter, og det er netop derfor, øvelsen virker.

Husk også dit ordvalg i spørgsmål. Et spørgsmål, der begynder med mon ikke, lægger svaret i munden på den, der skal svare. Stil det åbent og lad deltageren selv vælge retning.

• Opsummer uden at vurdere
• Optag dig selv og lyt efter ujævn varme
• Undgå spørgsmål, der lægger svaret i munden

Før du siger ja til at lede en samtale, så spørg dig selv, hvad du gør, hvis en deltager fylder alt for meget. Eller hvis to taler i munden på hinanden. Eller hvis en holder helt tavs. Hvis du ikke har et svar på dem alle tre, er det et sted at øve, ikke et sted at skamme sig.

Til den, der fylder meget, kan du sige, at du gerne vil høre de andre, før I vender tilbage. Til dem, der taler samtidig, hjælper det at løfte hånden roligt og nævne navnet på den, der begyndte. Til den tavse kan du stille et konkret spørgsmål, der er nemt at gå ind i.

Det vigtige er, at du reagerer tidligt og stille. Når du venter, vokser problemet, og så skal du bruge flere ord og mere autoritet, end situationen egentlig kræver.

• En plan for den, der fylder for meget
• En plan for to stemmer på samme tid
• Et nemt spørgsmål til den, der er tavs

Når du har gennemgået punkterne, kan du gå tilbage til udgangspunktet og se, om samtalen stadig føles håndterbar. Har du rammen, en fordeling, en høflig afbrydelse, et neutralt tonefald og en plan for udfordringer, er du bedre forberedt end de fleste, der træder ind i et studie eller en mødesal.

Hvis ét af punkterne føles tyndt, så vælg det som dit næste øvelsesemne. Det er helt almindeligt, at der er et enkelt sted, der halter, og det er sjældent det, du forventede, før du begyndte at tjekke.

Kurset giver dig ikke garanti for noget bestemt, men det giver dig vaner, du kan bruge igen og igen. Tjeklisten her er en måde at mærke efter, hvor du allerede står, og hvor du gerne vil hen.